Strategic Planning Untuk LSM

Kemarin ada teman yang juga kerja di LSM datang ke kantor. Dia mengajak diskusi tentang rencana Strategic Planning (SP), atau dalam bahasa Indonesia-nya Perencanaan Strategis (Renstra), untuk lembaganya. Selesai itu jadi ingat, kenapa tidak dishare juga buat yang lain di sini? makanya posting ini muncul di sini. Artikel ini sesuai dengan yang saya pahami, alami dan juga rujukan yang saya pakai dari CIVICUS.

Seperti organisasi kebanyakan (pemerintah ataupun profit) dan selayaknya sebagai sebuah organisasi yang profesional, LSM juga harus melakukan Strategic Planning agar lembaga tersebut jelas kemana arahnya, apa cita-citanya dan apa strategi atau pendekatan untuk mencapainya. Boleh dikatakan, Strategic Planning adalah rujukan inti dari setiap aksi LSM tersebut dalam mencapai cita-citanya dalam aktifitas sehari-hari. Strategic Planning juga akan memperjelas tata kelola dan bisa berkontribusi untuk peningkatan kapasitas organisasi bagi LSM.

Ada beberapa hal yang harus dipahami sebelum, saat dan setelah melakukan Strategic Planning bagi sebuah LSM, yaitu:

1. Memahami apa itu Strategic Planning
2. Merencanakan Kegiatan Strategic Planning
3. Menetukan Ruang lingkup Strategic Planning
4. Menentukan framework strategis
5. Penyesuaian hasil Strategic Planning untuk internal lembaga.

Berikut uraiannya:

1. Memahami apa itu Strategic Planning
Strategic Planning penting bagi LSM untuk menjawab pertanyaan berikut ini:
1. Siapa kita?
2. Apa kapasitas yang kita miliki/apa yang bisa kita lakukan?
3. Apa masalah yang kita hadapi?
4. Apa perbedaan yang ingin kita buat?
5. Isu kritis apa yang harus ditanggapi?
6. Kemana sumberdaya harus didistribusikan/apa prioritas

Setelah jawabannya didapat, pertanyaan berikutnya akan juga terjawab:
1. Apa tujuan jangka pendek atau tujuan antara kita?
2. Bagaimana kita mengorganisir diri untuk mencapai tujuan itu?
3. Siapa yang melakukan apa, kapan?

2. Merencanakan Strategic Planning
Tahap selanjutnya adalah merencanakan kegiatan Strategic Planning itu sendiri. dalam tahap ini yang harus diperhatikan adalah:
1. Penjadwalan (timing), biasanya Strategic Planning diadakan selama 4 hari, namun itu tergantung kebutuhan lembaga akan agenda yang harus dibahas. Silakan tentukan sendiri. Untuk Strategic Planning sendiri, sebaiknya diadakan tidak lebih dari satu kali dalam tiga tahun dan paling tidak diadakan satu kali dalam lima tahun. Namun untuk Strategic Review, anda bisa melakukan sekali setahun untuk menyesuaikan hasil Strategic Planning yang telah dilakukan dengan perubahan-perubahan yang terjadi dan mempengaruhi lembaga anda secara signifikan. Untuk Strategic Review cukup dilakukan dalam satu hari atau setengah hari. Kembali kepada kebutuhan lembaga anda, yang pasti Strategic Review bukan untuk merubah hasil Strategic Planning, namun hanya untuk penyesuaian.
2. Siapa yang terlibat dan siapa yang memfasilitas?
Setiap individu di lembaga musti terlibat dalam Strategic Planning. Mengikutsertakan pihak luar seperti lsm mitra, masyarakat dampingan atau pihak lainnya tidak diharuskan namun penting untuk mendapatkan input-input bagi proses Strategic Planning itu sendiri.

Kondisi diatas jika LSM anda tidak begitu banyak memiliki sumberdaya manusia. Jika LSM itu memiliki sumber daya yang banyak dan terorganisir secara komplek, maka petunjuk dibawah ini layak untuk diperhatikan siapa yang setidaknya harus dilibatkan dalam tahap-tahap Strategic Planning:
a. Proses Perencanaan, yang dilibatkan setidaknya: tim manajemen proyek atau organisasi
b. Pemahaman Konteks Strategic Planning, yang dilibatkan seluruh staf, badan pengurus (board). Semua staf administrasi harus dilibatkan jika mereka harus mengerti tentang isu lembaga dan masalah yang dihadapi.
c. Diskusi visi, misi dan nilai-nilai. Yang dilibatkan seluruh staf dan badan pengurus karena ini sangat penting karena ini untuk memberi pemahaman bersama mengapa lsm anda ada dan kenapa bekerja untuk isu yang sedang anda hadapi.
d. Analisa SWOT, disini yang harus dilibatkan adalah staf program dan staf profesional, termasuk juga staf administrasi.
d. Penentuan strategi dan tujuan, staf professional dan badan pengurus harus terlibat dalam proses ini.
e. Struktur oragnisasi, harus melibatkan tim manajemen dengan sejumlah perwakilan dari staf untuk memberi input-input.

Kemudian, siapa yang memfaslitasi? sangat disarankan yang memfasilitasi sebuah proses Strategic Planning adalah orang dari luar dan memang ahli/berpengalaman sebagai fasilitator. Akan lebih baik jika fasilitator mengerti dan paham dengan isu-isu lembaga anda. Misal, jika lsm anda bergerak dibidang kesehatan reproduski remaja, jangan cari fasilitator yang lebih cenderung paham akan isu-isu korupsi. Diskusi awal dengan fasilitator harus dibangun sehingga ada kesiapan fasilitator dan dia paham gambaran LSM anda saat ini. Metode yang digunakan banyak sekali diantaranya yang banyak dipakai adalah LFA dan ZOPP. Tentukan secara bersama sesuai kebutuhan lembaga anda. Bagi lembaga donor tertentu, mereka memiliki metode sendiri untuk diaplikasikan juga bagi mitra-mitra mereka.